Организация конференции

Дата: 24 Декабрь 2019 Рубрика: Бизнес Комментарии: Нет комментариев

organizaciya-konferenciiКак бы странно это не звучало, с трудностями при организации бизнес или научных конференций, или форумов доводится сталкиваться не только лишь новичкам, но и тем, кто в этом бизнесе работает уже давно. Всё дело в том, что довольно часто люди, повторяя одни и те же действия, могут перестать внимание обращать на некоторые нюансы, которые являются чрезвычайно важными.

В сегодняшней статье мы раскроем несколько вещей, которые при организации конференции играют чрезвычайно важную роль.

Тематика

Как сообщают на интернет-ресурсе https://www.studioseven.com.mt/our-work/premju-ghall-arti-2019 — перед организацией конференции, вы должны конкретно понимать цель её проведения. Когда вы знаете точную цель, наверняка, она вас натолкнёт на ту или другую тему. Очень важно, чтобы тематика была не только лишь ясна для вас, как для организатора, но и для всех участвующих.

К данному пункту относятся также планы и темы докладчиков. Совершенно не важно – это мероприятие по приглашению или открытая конференция – вы обязаны быть в курсе тематик докладов участников. Темы, должны отвечать общей направленности конференции. По этой причине необходимо уточнить у всех докладчиков, краткие тезисы их речи и темы выступления.

Дата

Кажется, тут всё довольно просто – необходимо следить за событийным календарём и подобрать наиболее свободный день, дабы ваше мероприятие смогло посетить максимальное количество людей. Но, зачастую, данное правило остаётся незамеченным. Отслеживайте внимательно, какие ещё ожидаются события во время проведения вашего мероприятия. Если вы понимаете, что месяц очень насыщен событиями разных масштабов и направленности, возможно будет лучше перенести немного свою конференцию.

Делегируйте обязанности

Не старайтесь всё взять в свои руки и справляться самостоятельно со всеми обязанностями. Оптимальный вариант в данном случае – это грамотное делегирование обязанностей на профессионалов. Разрешите специализирующейся организации не только лишь для вас забронировать зал для конференции, но и организовать кейтеринг, если нужно – встретить ваших гостей, договориться с переводчиком, организовать проживание приезжих.

Вы, таким образом, себя освобождаете для более приоритетных задач – коммуникации со спикерами и т.д. Во время проведения мероприятия распределите, кто из ваших работников будет отвечать за ту или другую сферу конференции – рассадка гостей, подготовка спикеров, встреча участников и т.д.

Также необходимо определиться с местом проведения мероприятия, так как это должно быть довольно просторное помещение, к которому, без проблем, можно добраться из любой точки города.

Модератор

На модераторе не стоим экономить, обратитесь к настоящим профессионалам, ведь именно от его умений, будет зависеть атмосфера мероприятия.

Во-первых, модератор обязан уметь в перерывах между выступлениями и докладами заполнять паузы. Во-вторых, спикеры довольно часто договариваются, и вместо двадцатиминутного спитча могут значительно дольше проговорить, что затормозит, в свою очередь всё мероприятие.

Модератор обязан следить за регламентом и уметь напомнить толерантно спикеру о том, что его время вышло. В-третьих, модератор обязан уметь удерживать слушательское внимание и, помогать даже спикеру во время выступления, задавать наводящие вопросы и т.д.

Финальная проверка

За день до проведения мероприятия не будет лишним проверить готовность к конференции. Убедитесь, что все спикеры подтвердили своё присутствие и знают, как доехать до мероприятия, что готовы все раздаточные материалы.

Проверка такого плана не будет лишней при организации любого мероприятия, так как, от того, насколько всё будет слажено, будут зависеть общие впечатление от мероприятия.

Поделитесь статьей с друзьями в социальных сетях:

Желаете на почту получать самые интересные книги? Введите Ваш e-mail:

 

Комментарии

Оставить свой комментарий

Вконтакте
FaceBook

Навигация

Предыдущая статья: ←

Следующая статья:

Рубрики

Наверх